Abstract

Technology is dominating and experiencing rapid development so that public services that are very important for bureaucratic reform are public relations services. Public Relations plays a role in managing information openly and easily accessible to the public so as to realize a transparent, effective, efficient, accountable and accountable state administration. Every Public Agency has the authority to disclose public information, so that the existence of public information disclosure rules for the Sidoarjo Regency DPRD is very important in forming a positive image to the public or society. The method used is descriptive qualitative data obtained through observation, documentation, interviews and using sources from books, journals, and policy documents. The results of this study indicate that the simplification of the automation of management carried out, especially in the field of public relations at the Secretariat of the DPRD Kab. Sidoarjo media facilities Website, Mata Delta application, Instagram and Facebook are still in the process of being repaired and the human resources that manage them are still minimal.

Pendahuluan

Pelaksanan pemerintahan yang baik diwujudkan dalam bentuk terciptanya birokrasi yang dapat melayani masyarakat dengan baik. Pelaksanaan pemerintahan tidak dapat terlepas dari permasalahan birokrasi. Berdasarkan informasi OMBUDSMAN Republik Indonesia, jumlah dugaan Maladministrasi yang terjadi di Instansi se Indonesia pada tahun 2017 hingga 2020 sebagai berikut :

Gambar 1.1

Grafik Dugaan Maladministrasi di Instansi se-Indonesia

Tahun 2017-2020

Sumber : Laporan OMBUDSMAN Republik Indonesia

Berdasarkan gambar 1.1 grafik dugaan maladministrasi di Instansi se Indonesia menurut laporan OMBUDSMAN Republik Indonesia bahwa terdapat tiga klasifikasi maladministrasi yang terjadi yakni penundaan berlarut, penyimpangan prosedur, dan tidak memberikan pelayanan. Maladministrasi tersebut bisa berujung pada tindakan korupsi, kolusi dan nepotisme di Indonesia. Sehingga saat ini pandangan masyarakat terhadap birokrasi masih dalam wujud kinerja yang berbelit-belit yang disebabkan struktur yang besar dan dapat dikatakan bahwa kinerja birokrasi di Indonesia masih buruk. Berawal dari permasalahan maladministrasi tersebut, reformasi birokrasi perlu dilakukan sebagai sebuah perubahan besar dalam paradigma dan tata kelola pemerintahan Indonesia. Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025, tujuan dilaksanakan reformasi birokrasi pada suatu instansi adalah mengurangi penyalahgunaan kewenangan pejabat publik, meningkatkan mutu pelayanan publik dan pelaksanaan kebijakan secara efisien guna terwujudnya birokrasi Indonesia yang baik [1]. Beberapa indikator dalam strategi reformasi birokrasi menurut Sedarmayanti (2013) yakni (1) pembaharuan mind set (pola pikir) dan culture set (budaya kerja) dan (2) sistem manajemen pemerintahan. Satu diantara beberapa sub indikator dalam sistem manajemen pemerintahan yakni simplikasi dan otomatisasi tata laksana pelayanan publik [2]. Tata laksana merupakan sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai kebutuhan pengguna [3].

Pada era saat ini, teknologi sangat mendominasi dan mengalami perkembangan pesat sehingga pelayanan publik yang sangat penting untuk dilakukan reformasi birokrasi yakni pelayanan kehumasan. Kehumasan berperan mengelola informasi secara terbuka dan mudah diakses publik sehingga mewujudkan penyelenggaraan Negara yang transparan, efektif, efisien, akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik [4] Adanya aturan tersebut bagi DPRD Kabupaten Sidoarjo sangat penting dalam membentuk citra positif kepada publik atau masyarakat. Dalam pelaksanaan keterbukaan informasi publik di DPRD Kabupaten Sidoarjo kewenangannya berada di bawah naungan Sekretariat pada bagian persidangan dan perundang-undangan sub bagian persidangan dan risalah dan humas berdasarkan pada Peraturan Bupati Sidoarjo nomor 95 tahun 2017 [5]. Saat ini di Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo dalam penyebarluan informasi kepada publik telah berinovasi melalui media berupa media cetak yang diluncurkan sejak tahun 2007 yang bernama media parlementaria, media sosial facebook dan instagram DPRD Kabupaten Sidoarjo, dan aplikasi DPRD Kabupaten Sidoarjo yang dirilis pada tanggal 20 Juni 2018 yang bernama E-Parlemen Delta, namun media tersebut tidak berjalan maksimal. Secara organisasi birokrasi, pelayanan kehumasan Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo yang berkaitan dengan penyebarluasan informasi kepada publik digabung menjadi satu sub bagian dengan persidangan dan risalah. Sehingga hal ini menjadi adanya tumpang tindih tugas dan fungsi akibat ada dua tupoksi yakni tupoksi persidangan dan risalah dengan tupoksi humas dalam satu sub bagian tersebut. Selain itu pada sistem kerja dalam birokrasi berjalan dengan kurang optimal. Meninjau kondisi ini menjadikan penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang simplikasi dan otomatisasi tata laksana pelayanan kehumasan di Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo.

Metode Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode penelitian kualitatif dengan proses induktif berdasarkan pengamatan obyek dilapangan yang bersifat ilmiah [4]. Pendekatan yang digunakan deskriptif berfokus pada permasalahan yang ada, fakta di lapangan maupun temuan-temuan baru sesuai dengan kondisi nyata di lapangan [5]. Penelitian ini dilakukan di kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sidoarjo. Penelitian ini berfokus pada satu sub indikator strategi reformasi birokrasi menurut Sedarmayanti yang sesuai dengan observasi awal di lapangan yakni simplikasi dan otomatisasi tata laksana [5]. Penelitian ini menggunakan teknik purposive dalam pengambilan dan pemilihan informan. Informan dalam penelitian ini berjumlah empat orang terdiri dari satu Kepala Sub Bagian dan satu staf Sub Bagian Persidangan, Risalah dan Humas Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo, dan dua orang masyarakat Kabupaten Sidoarjo. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara dan dokumentasi. Jenis dan sumber data menggunakan data primer dan data sekunder dengan penganalisisan data melalui beberapa tahap yakni pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan [6].

Hasil dan Pembahasan

Penyelenggaraan pelayanan publik terhadap masyarakat yang baik merupakan tujuan utama dalam melakanakan tugas dan fungsi pelayanan guna terwujudnya reformasi birokrasi pelayanan publik. Satu diantara beberapa indikator reformasi birokrasi menurut sedarmayanti yang menjadi perhatian penulis yakni simplikasi dan tata laksana [7]. Proses ketatalaksanaan di Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo ditujukan pada pengelolaan sistem manajemen informasi dengan konsep manajemen modern yang efektif dan efisien menggunakan teknologi informasi yang modern. Konteks manajemen moderen adalah manajemen yang bertumpu pada beberapa landasan pemikiran seperti : konsep sistem, analisis keputusan, pentingnya faktor manusia, serta tanggung jawab sosial [8]. Tujuan pencapaian dari sistem ketatalaksanaan tersebut yaitu sebagai bentuk penyederhanaan dan penertiban sistem tata kelola, prosedur dan mekanisme kerja pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo. Pengelolaan sistem manajemen informasi secara moderen seharusnya sudah disesuaikan dengan tahapan-tahapan pengelolaan informasi yang baik dan akurat. Beberapa waktu terakhir proses tatalaksana pengelolaan informasi di Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo dalam menerima laporan informasi yang diperoleh dari publik atau masyarakat mengacu pada prosedur yang berlaku. Sehingga ketatalaksanaan pada Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo telah dilaksanakan dengan menyesuaikan antara tugas dan fungsi yang dibebankan pada pegawai tersebut. Laporan informasi yang diperoleh dari masyarakat tersebut baik laporan secara online maupun offline dari agenda anggota DPRD Kabupaten Sidoarjo pada saat reses maupun survei turun ke lapangan dikelola secara administrasi modern dengan media elektronik.

Proses layanan online untuk saat ini media informasi yang berjalan instagram dan facebook fanspage. Website sudah tersedia namun masih perbaikan software oleh tim Pejabat Pengelola Informasi & Dokumentasi (PPID) Dinas Kominfo Kabupaten Sidoarjo. Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo hanya berwenang untuk mengisi konten. Terdapat video tron di depan gedung DPRD Kabupaten Sidoarjo yang dikelola bagian IT juga belum difungsikan secara optimal dan up to date dikarenakan tugas bagian IT juga menangani tugas di bagian lain Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo. Website DPRD Kabupaten Sidoarjo untuk saat ini tidak dapat diakses. Pada tahun 2016 website DPRD Kabupaten Sidoarjo bahkan sempat diretas dengan menampilkan video porno [9]. Padahal Fungsi dari Website milik DPRD Kabupaten Sidoarjo untuk mempublikasi dan memberikan informasi terkait hasil rapat anggota Dewan, hasil kinerja anggota Dewan secara berkala kepada para warga masyarakat Sidoarjo. Selain itu sejak tahun 2018 video tron yang terletak di Halaman Gedung DPRD Kabupaten Sidoarjo terkadang hanya menyajikan atau menampilkan informasi terkait hari jadi Kabupaten Sidoarjo, atau Logo Pemerintah Kabupaten saja. E-Parlemen Delta yang berisi fitur lengkap yakni website, produk hukum, kegiatan dan mata delta dikarenakan sumber daya manusia pengelola yang minim dan padatnya jadwal kegiatan anggota DPRD Kabupaten Sidoarjo yang perlu didampingi sehingga belum tertangani dengan optimal.

Proses penataan tatalaksana yang telah berjalan tersebut sesuai dengan petunjuk teknis yang ada. Pelaksanaan ketatalaksanaan sistem kerja di Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo mengacu pada Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 95 Tahun 2017 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo serta Petunjuk Teknis kerja Sekretariat DPRD Kabupaten Sidoarjo [10]. Namun kurang diperjelasnya aturan teknis terkait kehumasan menyebabkan kami sebagai staf terkadang mendapat tugas untuk pendokumentasian, publikasi dan mengawal agenda kerja anggota Dewan dikarenakan juga sumber daya staf teknis belum mencukupi sehingga peran tugas kehumasan yang kami kerjakan belum optimal.

Kesimpulan

Simplikasi otomatisasi tatalaksana yang dilaksanakan khususnya bidang kehumasan di Sekretariat DPRD Kab. Sidoarjo sarana media Website, aplikasi Mata Delta, Instagram dan Facebook masih proses perbaikan dan sumber daya manusia yang mengelola tersebut masih minim.

References

1. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025.
2. Sedarmayanti. (2013). Manajemen Sumber Daya Manusia : Reformasi Birokrasi dan Manajemen Pegawai Negeri Sipil. Bandung: PT Refika Aditama.
3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana.
4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik
5. Peraturan Bupati Sidoarjo nomor 95 tahun 2017 tentang kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sidoarjo.
6. Miles, B, M., & Huberman, A. M. (1992). Analisis Data Kualitatif : Buku Sumber Tentang Metode-Metode Baru (Cetakan ke). Jakarta: Universitas Indonesia (UI-Press).
7. Sedarmayanti. (2013). Manajemen Sumber Daya Manusia : Reformasi Birokrasi dan Manajemen Pegawai Negeri Sipil. Bandung: PT Refika Aditama.
8. Sedarmayanti. (2012). Good Governance (Kepemerintahan Yang Baik) dan Good Corporate Governance (Tata Kelola Perusahaan Yang Baik). Bagian Ketiga. Bandung : Mandar Maju.
9. Suryani, Ika. “Website DPRD Sidoarjo Tampilkan Video Porno”. www.suarasurabaya.net.
10. Sidoarjo, B. Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 95 Tahun 2017 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sidoarjo. , (2017).