Abstract

This study examined the implementation of E-Buddy, an electronic official letter system, in a rural Indonesian village. Using observation, interviews, and document analysis, we found that while legal and technological frameworks were in place, human infrastructure posed significant challenges. Officials lacked training and understanding of E-Buddy, hindering its effectiveness. This highlights the crucial role of user-centric design and capacity building in successful e-government initiatives, particularly in resource-constrained settings.

Highlight :

• The implementation of E-Buddy, an electronic official letter system, faced challenges due to inadequate communication and technical guidance
• The study revealed that the human resources, particularly the ability of village officials to adapt to the E-Buddy application, were not fully equipped for its implementation
• The research emphasizes the importance of user-centric design and capacity building in e-government initiatives, especially in resource-constrained settings

Keywords: E-Government, E-Buddy, Implementation, Rural Village, Indonesia

Pendahuluan

Lembaga pemerintah sekalipun swasta tidak akan terlepas dari kegiatan keadministrasian, karena administrasi merupakan bagian penting yang akan ada pada setiap lingkungan kerja dan kegiatan dari sebuah organisasi [1]. Dalam kegiatan keadministrasian akan berkaitan juga dengan ketatausahaan yang dimana bagian untuk penunjang keberlangsungan tujuan dari organisasi karena terdapat informasi penting baik yang diperuntukkan kepada pimpinan ataupun anggota atau staf yang ada di lingkup organisasi tersebut. Kegiatan tata usaha diperlukan sebagaimana sebagai penunjang segala urusan pada organisasi salah satunya adalah kegiatan surat menyurat seperti memproses surat masuk dan surat keluar seperti penerimaan, pencarian, pendistribusian, dan pengarsipan dokumen yang dianggap penting bagi organisasi tersebut.

Dalam aktivitas ketatausahaan salah satu permasalahan yang kerap dirasakan oleh organisasi ataupun lembaga yakni pada pengelolaan surat- menyurat yang terkadang masih dilakukan secara manual, baik dari pendisposisian pesan, pengarsipan, ataupun pendistribusian pesan, sehingga pemrosesan pesan memerlukan waktu yang lumayan lama, hal tersebut demikian juga dirasakan oleh salah satu lembaga pemerintahan yaitu Pemerintah Desa Glagaharum Kecamatan Porong. Hal ini disampaikan oleh Kepala Kepala Seksi Pelayanan sekaligus Operator E-Buddy di desa Glagaharum, dalam wawancaranya beliau menyatakan sebelum adanya aplikasi E-Buddy pengelolaan surat hanya dilakukan secara manual, baik menulis dan menerima surat semuanya dilakukan secara manual, lalu surat yang masuk dan keluar tersebut diarsipkan dalam buku agenda besar dan di simpan di rak arsip bersamaan dengan Hard File yang ada, hal tersebut cukup menjadi kendala karena memerlukan tempat penyimpanan yang besar dan akan memakan waktu lama untuk menemukan dokumen tersebut jika diperlukan kembali.

Sejalan dengan arahan Presiden Nomor 3 Tahun 2003 yang berisikan kebijakan serta sinergitas nasional pada perluasan e-Government, dalam arahan presiden juga menjamin keterpaduan suatu sistem pengelolaan baik dokumen dan informasi secara elektronik dalam pengembangan sistem pelayanan public menjadi lebih transparan [2]. Kurniawan (Hardiyansyah (2011), menyatakan e-Governance didefinisikan sebagai kumpulan konsep untuk semua kegiatan sektor publik, baik di tingkat pemerintah pusat maupun daerah, untuk membuat proses pelayanan publik yang berkaitan dengan teknologi informasi dan komunikasi menjadi lebih transparan dan efektif [3]. Adanya e-Government diharapkan dapat menaikkan kualitas dan hubungan antara pemerintah, pihak swasta dan tentunya masyarakat, melalui keterbukaan informasi, namun dalam penerapannya masih banyak mengalami kendala karena masih banyak instansi pemerintahan yang belum bisa mengaplikasikan dengan baik dan benar, sehingga pemanfaatan masih belum maksimal.

Sebagai bentuk perwujudan clean and good governance terlebih pada aspek transparansi publik dan akuntabilitas, jadi diperlukan kebijakan terarah pada pergantian dalam sistem ketatalaksanaan dan kelembagaan melalui penggunaan ICT atau Information and Communication Technologies yaitu e-Government atau biasa disebut dengan pelayanan Pemerintahan melalui Elektronik [4]. Slamin (2010) menjelaskan ICT (Information and Communication Technology) atau TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) ialah teknologi yang dipergunakan untuk penyimpan, menghasilkan, mengolah, serta membagikan informasi, merupakan hal yang krusial dan primer pada pengimplementasian e-Government. Pada penerapan e-Government pemerintah pusat memerintahkan serta membebaskan untuk pengambilan langka-langka dalam penerapan e-Government baik di tingkat daerah hingga tingkat desa.

Hal ini dikarenakan perbedaan kondisi serta kebutuhan masing-masing daerah yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Perbedaan hasil produk e-Government setiap daerah dapat dilihat dari perbedaan platform, target market (Pengguna). Produk yang dihasilnya biasanya berupa Web atau laman dan Aplikasi, yang nantinya akan menjadi alternatif pelayanan kepada masyarakat yang lebih responsif, efisien, dan akuntabel. Dengan berkembangnya teknologi yang semakin canggih maka dapat memudahkan berbagai pekerjaan salah satunya pada bidang administrasi [5].

Dalam mewujudkan keterbukaan, kemudahan akses serta keterpaduan akses informasi antar pemerintah, pemerintah harus berbenah diri dan jua mengembangkan sistem olah administrasi yang baik, efektif, transparan, efisien yang berbasis internet yakni dengan pelaksanaan SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik) atau e-Government melalui implementasi Aplikasi Naskah Dinas Elektronik yang pelaksanaannya mengacu pada Peraturan Menpan RB No. 6 Tahun 2011 mengenai dasar Panduan tata naskah dinas berbasis elektronik di Lingkungan instansi Pemerintahan. menurut Sedermayanti (2015) Naskah dinas elektronik adalah pengelolaan melalui platform sistem dan diakses menggunakan perangkat elektronik yang terhubung dengan koneksi internet [6]. SPBE atau Sistem pemerintahan berbasis elektronik ialah instansi pemerintah yang menggunakan sistem teknologi informasi dan komunikasi untuk pelayanan pengguna SPBE. Sebagaimana yang tertulis dalam keputusan Peraturan Presiden (PERPRES)No. 95 Tahun 2018 mengenai SPBE [7].

Tujuan daripada e-Government ialah untuk penyambung jaringan komunikasi antara masyarakat negara, pelaku swasta, dan pemerintah lainnya yang ikut memfasilitasi interaksi, transaksi, dan pelayanan. Selain itu, e-government pula bertujuan sebagai peningkatan kesempatan warga untuk penggunaan public service (pelayanan publik) yang disediakan oleh otoritas publik, meminimalkan keluhan warga, serta meningkatkan kualitas layanan yang dapat dirasakan oleh semua masyarakat. Indrajit (Kusnadi & Ma’ruf 2017) yang memaparkan arti dari e-Government ialah pemanfaatan teknologi dan informasi yang bisa memungkinkan mengubah relasi pada sektor swasta, publik, serta badan yang berkepentingan dengan pemerintah [8]. e-Government adalah terobosan terbaru dalam menciptakan layanan publik yang lebih transparan, akuntabel, efisien dan efektif. Hal tersebut sejalan dengan konsep society 5.0, dimana unsur utama era ini adalah melalui perkembangan teknologi, masyarakat dapat menciptakan nilai – nilai baru, internet bukan sekedar berbagai informasi, tetapi sudah menjadi kebutuhan masyarakat sehari-hari dalam kehidupannya [9].

Semenjak diberlakukan di Indonesia, kegiatan e-Government dirasa sudah memberikan banyak kemudahan bagi masyarakat Indonesia. Sesuai dengan UU Nomor, 23 Tahun 2014 mengenai Pemerintahan Daerah memberikan hak wewenang dan kewajiban untuk mengurus urusan pemerintahan daerah sendiri. Salah satu bentuk penyelenggaraan pemerintahan secara elektronic yang dilaksanakan oleh pemerintah Kabupaten Sidoarjo dalam bidang pelayanan publik melalui dinas KOMINFO (Komunikasi dan Informatika). E-Buddy merupakan salah satu produk penerapan e-Government di Kabupaten Sidoarjo, E-Buddy ialah sebuah aplikasi yang dikembangkan untuk memanajemen ASN yang ada di OPD Kabupaten Sidoarjo, mulai dari absensi, kegiatan, rapat, persetujuan surat dinas, disposisi surat dinas, hingga surat-menyurat yang berhubungan dengan Pemerintah Daerah. Aplikasi ini juga membantu pengolahan informasi yang ada melalui integrasi satu data dalam sebuah dashboard, sehingga instansi lain di bawahnya dapat lebih mudah melihat aktivitas ataupun kegiatan secara lebih transparan yang salah satunya bertujuan untuk memudahkan dan mempercepat kegiatan surat menyurat dinas. Kebutuhan administrasi terfasilitasi dengan lebih efektif melalui adanya aplikasi E-Buddy.

Melihat bagaimana pentingnya peranan surat dinas, maka perlu diberikannya perhatian khusus agar dapat mendukung penyelesaian pekerjaan OPD secara aktif dan efisien, yakni dengan menerapkan sistem digitalisasi yang dimana informasi tersebut akan disajikan dalam bentuk digital melalui media elektronik [6]. Untuk mencapai penerapan keadministrasian yang efektif dan efisien sesuai dengan tujuan e-government, Pemerintah Kabupaten Sidoarjo membuat satu aplikasi naskah dinas yang berbasis elektronik yaitu E-Buddy, aplikasi E-Buddy dibuat dan di implementasikan pada tahun 2020 [10]. Aplikasi E-Buddy Sidoarjo ialah sebuah aplikasi yang dikembangkan untuk memanajemen ASN yang ada di OPD Kabupaten Sidoarjo, mulai dari absensi, kegiatan, rapat, persetujuan surat dinas, disposisi surat dinas, hingga surat-menyurat yang berhubungan dengan Pemerintah Daerah. Aplikasi ini juga membantu pengolahan informasi yang terintegrasi satu data dalam sebuah dashboard, sehingga instansi lain di bawahnya dapat lebih mudah melihat aktivitas ataupun kegiatan secara lebih transparan yang salah satunya bertujuan untuk memudahkan dan mempercepat kegiatan surat menyurat dinas. Kebutuhan administrasi terfasilitasi dengan lebih efektif melalui adanya fitur surat keluar dan surat masuk yang juga dilengkapi dengan detail masing-masing surat serta status pengembangannya. Landasan hukum dibuatnya aplikasi E-Buddy didasarkan pada Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 30 Tahun 2020 Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik.

Figure 1.Tangkapan layar atau halaman depan Website E-Buddy

Salah satu Desa di Kabupaten Sidoarjo yang telah menerapkan Aplikasi E-Buddy ialah Pemerintah Desa Glagaharum, Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo, dalam penerapannya aplikasi E-Buddy digunakan pada pengelolaan surat-menyurat dinas yang masuk dan keluar, lalu disposisi surat. Aplikasi ini hanya di operasikan oleh 1 (satu) operator. Dalam pelaksanaannya apabila ada surat masuk dari OPD lain untuk pemerintah Desa Glagaharum, maka surat tersebut secara otomatis terkirim pada akun E-Buddy Pemerintah Desa Glagaharum yang dimana akses admin yang bertanggung jawab ialah Ketua Seksi Pelayanan, kemudian jika terdapat surat masuk dari OPD lainnya, hal yang selanjutnya dilakukan adalah mendisposisikan surat tersebut kepada Kepala Desa dan Sekretaris Desa, untuk bagian disposisi hanya bisa dilakukan oleh admin yang dimana hal tersebut merupakan tanggung jawab Kepala Seksi Pelayanan. Setelah di disposisi Surat tersebut langsung di Cetak untuk Pengarsipan secara manual, meskipun sebenarnya pada Aplikasi E-Buddy dapat secara otomatis dalam pengarsipan, yang dimana hal ini sangat membantu untuk pengarsipan secara otomatis, tetapi perangkat Desa Glagaharum lebih memilih untuk mengarsipkan secara Manual pada buku besar, hal tersebut disampaikan langsung oleh Admin E-Buddy. Untuk surat keluar setiap instansi memiliki konsep tersendiri atau bisa juga dengan template yang dapat di download dengan file berektensi .docx di dalam aplikasi E-Buddy dan operator bisa memanfaatkan Microsoft Word untuk merubah konteks surat sesuai dengan konsep surat yang akan dibuat. Pada pengiriman surat keluar, surat harus terformat .docx agar dapat terupload di E-Buddy yang dimana didalamnya disertakan nomor dan barcode tanda tangan elektronik sesuai dengan format dari surat E-Buddy.

Adapun penelitian terdahulu yang telah digunakan oleh peneliti lainnya untuk digunakan sebagai acuan dalam mengkaji penelitian saat ini diantaranya tentang penerapan e-Government. Yang pertama: penelitian dilakukan oleh Anggun P, dkk tahun 2022 dengan judul “Penerapan E-Government Dalam Mewujudkan Transparansi Tata Kelola Desa”. Dalam penelitian jurnal ini peneliti memanfaatkan metode deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data yakni observasi, dokumentasi dan wawancara. Dari Hasil tersebut dapat ditarik kesimpulan pada penetapan e-Government dalam perwujudan transparansi tata Kelola pemerintahan studi kasus desa Bulo Timoreng, dapat dikatakan belum maksimal hal ini dikarenakan keterbatasan Perangkat pendukung. Hal ini dapat dibuktikan dengan penggunaan beberapa indikator diantaranya: Support (Dukungan), Capacity (Kemampuan), Value (Manfaat). Dalam salah satu indikator Capacity sudah cukup baik. Persamaan pada penelitian sebelumnya yaitu sama-sama menggunakan metode kualitatif deskriptif, dan sama-sama membahas tentang penerapan e-government pada Desa. Sedangkan perbedaan penelitian sebelumnya lebih membahas tentang transparansi dan tata Kelola pemerintahan Desa, sedangkan penelitian sekarang lebih membahas mengenai penerapan aplikasi pelayanan pemerintahan.

Selanjutnya, Penelitian dilakukan oleh Khofifatul Ummah pada tahun 2023. Dalam penelitiannya yang berjudul “Implementasi E-Government Melalui Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Kabupaten Sidoarjo (E-Buddy) (Studi Kasus di Pemerintah Desa Kajeksan Kecamatan Tulangan Kabupaten Sidoarjo)”. Dalam jurnal penelitian, peneliti menerapkan metode deskriptif kualitatif dengan menggunakan Teknik pengumpulan data wawancara, dokumentasi, dan observasi. Hasil dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa dalam penerapannya masih belum berjalan optimal. Hal ini dapat dilihat dari berbagai indikator komunikasi, sumber daya, disposisi, dan struktur birokrasi. Persamaan pada penelitian sebelumnya yaitu sama-sama membahas mengenai penerapan aplikasi E-Buddy sektor Pemerintahan desa. Sedangkan perbedaan pada penelitian sebelumnya ada pada penggunaan indikator.

Selanjutnya, penelitian dilakukan oleh dilakukan oleh Vikri Aditya Suryansyah, Indah Murti, Dida Rahmadanik pada tahun 2022. Dalam penelitiannya yang berjudul “Inovasi Pelayanan Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Sidoarjo Dalam Penggunaan E-Buddy”. Dalam jurnal penelitian, peneliti menerapkan metode kualitatif deskriptif dengan menggunakan teknik pengumpulan data wawancara, dokumentasi, dan observasi. Hasil dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa dalam inovasi dan pelayanan BPBD sudah berjalan optimal. Hal ini dapat dilihat dari berbagai indikator seperti: Relatif Keunggulan, kesesuaian, kesulitan, kemungkinan untuk dicoba, kemudahan di amati. Persamaan pada penelitian sebelumnya yaitu sama–sama membahas mengenai E-Buddy, e-government dan penggunaan metode kualitatif deskriptif. Sedangkan perbedaan pada penelitian sebelumnya lebih membahas untuk pengimplementasian di sektor dinas.

Berikut merupakan data pengelolaan tata surat dinas pada akun E-Buddy milik Pemerintah Desa Glagaharum, Kecamatan Porong pada renta waktu November 2020 hingga Desember 2022 melalui aplikasi tata surat dinas elektronik (E- Buddy).

Figure 2.Rekapitulasi surat dinas pada akun E-Buddy Pemerintah Desa Glagaharum Kecamatan Porong

Dengan pemaparan tabel diatas, Pemerintah Desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo sudah mulai menggunakan aplikasi E-Buddy sejak tahun 2020 Bulan November dalam kegiatan surat menyurat dinas, baik dalam penerimaan surat masuk, surat keluar, atau disposisi surat. Jika dilihat dari tabel diatas, kegiatan surat menyurat dinas di Pemerintah Desa Glagaharum pada tahun 2020 November hingga Desember 2022 dalam hal surat keluar hanya terdapat 2 surat keluar pada tahun 2022. Menurut wawancara dengan Kepala Seksi Pelayanan yang juga sebagai operator aplikasi, didapatkan informasi bahwa dalam pengimplementasian atau operasi aplikasi E-Buddy masih belum bisa secara maksimal dalam menggunakannya karena keterbatasan kemampuan adaptasi untuk penggunaan aplikasi. Selain permasalahan surat keluar yang menjadi masalah lain dalam pengoperasian aplikasi tersebut adalah disposisi, disposisi memang dilakukan dan semua surat akan di disposisikan kepada Kepala Desa dan Sekretaris Desa, akan tetapi karena kurangnya pemahaman akan aplikasi tersebut disposisi yang dilakukan hanya untuk formalitas saja, Pendisposisian surat sendiri sebenarnya memiliki peran yang penting bagi suatu organisasi yakni sebagai petunjuk atau tindakan yang harus dilakukan oleh seorang bawahan, oleh sebab itu pendisposisian surat harus terproses dengan cepat agar perintah dalam surat tersebut segera dilaksanakan. Lalu untuk pencatatan atau rekap surat masuk dan keluar juga masih dilakukan secara manual dengan menggunakan buku besar.

Dari pembahasan diatas maka penulis tertarik untuk memilih tempat penelitian di kantor Pemerintah Desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo dikarenakan ingin mengetahui sejauh mana penerapan aplikasi E-Buddy dalam pengelolaan tata surat dinas di Pemerintah Desa Glagaharum. Oleh sebab itu penulis mengangkat permasalahan tersebut dalam sebuah judul “Penerapan E-Government Melalui Aplikasi Tata Surat Dinas Elektronik Kabupaten Sidoarjo (E-Buddy) (Studi Kasus di Pemerintah Desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo)”.

Metode

Dalam penelitian terkait “Penerapan E-Government Melalui Aplikasi Tata Surat Dinas Elektronik Kabupaten Sidoarjo (E-Buddy) Studi Kasus di Pemerintahan Desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo” ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif. Lokasi penelitian terletak di desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo, Teknik penentuan informan menggunakan teknik purposive sampling, atau teknik penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik purposive sampling menurut (Sugiono, 2015) dijelaskan bahwa Teknik purposive sampling ini menentukan sampel dari informasi dan tentunya melalui pertimbangan. Informasi pada penelitian ini adalah Kepala Desa, Sekretaris Desa, dan Kasi Pelayanan di Pemerintahan Desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo yang dianggap memiliki keterkaitan langsung dengan aplikasi E-Buddy. Penelitian ini menggunakan Teknik pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara untuk pengumpulan data primer dan dokumentasi. Fokus pada penelitian ini Penerapan E-Government Melalui Aplikasi Tata Surat Dinas Elektronik Kabupaten Sidoarjo (E-Buddy) di Pemerintah Desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo dengan menggunakan teori Indrajit (2002) dengan menggunakan 3 indikator yakni Infrastruktur Legal, Infrastruktur Manusia dan Infrastruktur Teknologi, pemilihan indikator tersebut berdasarkan permasalahan yang sesuai dengan sumber daya manusia serta Infrastruktur pada pemerintah Desa Glagaharum. Dalam pengelolaan penelitian, digunakan Teknik analisis data kualitatif melalui model interaktif Miles & Huberman yakni pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, serta penarikan suatu kesimpulan.

Hasil dan Pembahasan

A. Penerapan E-Government Melalui Aplikasi Tata Surat Dinas Elektronik Kabupaten Sidoarjo (E-Buddy) (Studi Kasus di Pemerintahan Desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo).

Untuk mengetahui lebih dalam lagi tentang penerapan e-Government pada pemerintah Kabupaten Sidoarjo. Dinas Komunikasi dan informasi Kabupaten Sidoarjo mencetuskan aplikasi Tata Surat Dinas yang telah diterbitkan sejak tahun 2020 dengan nama E-Buddy. Menurut Indrajit (2002) pada penerapan e-Government khususnya pada penerapan penyusunan strategi sangat memerlukan adanya infrastruktur yaitu Data Infrastruktur, infrastruktur legal, infrastruktur institusional, infrastruktur manusia, dan infrastruktur teknologi [11]. Akan tetapi pada penelitian ini hanya berfokuskan pada 3 indikator menurut Indrajit (2002) Yakni Infrastruktur legal, Infrastruktur manusia, dan Infrastruktur teknologi, hal tersebut dikarenakan permasalahan yang ada pada penelitian ini merujuk pada ketiga indikator tersebut yang akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Infrastruktur Legal

Infrastruktur legal dalam penerapan e-Government yaitu dapat ditinjau dari adanya lembaga atau penyedia layanan yang meliputi peraturan – peraturan atau legitimasi hukum dalam penerapan e-Government. Infrastruktur legal dari lembaga atau penyedia layanan membutuhkan kebijakan penerapan e-Government. Infrastruktur legal juga meliputi peraturan-peraturan penerapan e-Government dan dasar hukum [12]. Pada indikator Infrastruktur legal terdapat pula landasan hukum serta peraturan-peraturan dalam penerapan e-Government.

Indikator infrastruktur legal merupakan hal yang sangat penting untuk diterapkan, karena infrastruktur legal merupakan landasan kekuatan hukum. Infrastruktur Legal merupakan landasan hukum yang harus ada sebagai pelindung dari suatu aspek. Selain itu pemerintah menetapkan dasar hukum dan peraturan-peraturan untuk dijadikan strategi untuk menerapkan e-Government secara berkesinambungan. Adapun dasar hukum tersebut yang berupa peraturan perundang-undangan ataupun Surat keputusan yang mempunyai kekuatan hukum. Hal tersebut juga sesuai dengan wawancara yang dilakukan dengan Operator Aplikasi E-Buddy, Bapak. Achmad Tohirin, selaku operator aplikasi E-Buddy Pemerintah Desa Glagaharum, Kecamatan Porong, dan dilakukan yang menyatakan bahwa:

“Penerapan aplikasi E-Buddy di pemerintahan desa Glagahrum sudah sesuai dengan prosedur dan arahan dari pusat yang sesuai juga dengan Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 30 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik, untuk pelaksanaan dilakukan sesuai dengan apa yang diajarkan saat BIMTEK aplikasi E-Buddy” (Hasil Wawancara 15 Juli 2023)

Kemudian wawncara selanjutnya dilakukan dengan informan yakni Mukhammad Saifulloh S.Si., M.Pd.I sebagai Kepala Desa Glagahrum Kecamatan Porong Kabupaten sidoarjo yang menyatakan bahwa :

“Untuk penerapan E-Buddy di Pemerintahan desa Glagahrum sudah dilakukan dengan arahan Legal melalui Peraturan Bupati Nomor 30 Tahun 2020, yang juga turunan dari PERMEN PAN & RB No.6 Tahun 2011 mengenai panduan pengelolaan tata naska dinas elektronik pada lingkungan pemerintahan, jadi untuk legal atau dasar hukum penerpaan E-Buddy sudah sesuai dengan ketentuan penerapannya” (Hasil Wawancara 15 Juli 2023)

Dalam penerapannya Aplikasi E-Buddy memiliki landasan hukum pelaksanaannya yang diimbangi dengan regulasi yang ada. Aplikasi tata surat dinas elektronik kabupaten Sidoarjo atau E-Buddy dilandasi oleh kekuatan hukum melalui Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 30 Tahun 2020 Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik. Hal tersebut sejalan bersamaan dengan dibuatnya peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 6 Tahun 2011 mengenai dasar Panduan tata naskah dinas berbasis elektronik di Lingkungan instansi Pemerintahan, Pengelolaan tata surat dinas elektronik yakni pengelolaan surat dinas yang dilakukan secara elektronik serta memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kemudahan dan kecepatan dalam proses pengambilan keputusan.

Hal ini sejalan dengan pelaksanaan Reformasi Birokrasi dalam pelaksanaan e-Government dan good governance. kebijakan publik yang telah dirumuskan maka harus diakhiri dengan pemberian legalisasi (hukum) terhadap kebijakan publik agar kebijakan publik memiliki kekuatan untuk diimplementasikan secara resmi dilapanga. Seperti yang dilakukan Dinas Kominfo Kabupaten Sidoarjo yang telah menerapkan e-Government yakni dengan membuat aplikasi E-Buddy sesuai dengan pedoman Hukum/Legal yang berlaku dan dan sesuai surat edaran dari Bupati Kabupaten Sidoarjo.

Jika kita telaah kembali dengan teori Indrajit pada indikator Infrastruktur legal terkait dengan penerapan e-Government pada Aplikasi E-Buddy di Pemerintah Desa Glagaharum telah menerapan e-Government sesuai dengan pedoman hukum yang berlaku sesuai dengan peraturan Bupati Kabupaten Sidoarjo. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis dapat dikatakan sama dengan jurnal yang ditulis oleh Khofifatul Ummah (2023) yakni menejelaskan bahwasannya Pemerintah Kabupaten Sidoarjo, telah melakukan Inovasi dengan Meluncurkan aplikasi E-Buddy yang diatur dalam PERBUB No.30 Tahun 2020 Tentang naskah dinas Elektronik, dan sesuai dengan arahan PERMEN RB No.6 tahun 2011 Tentang panduan tata naskaj dinas berbasis Elektronik.

2. Infrastruktur Manusia

Dalam penerapan e-government harus mempertimbangkan infrastruktur manusia yang mendukung, dikarenakan jika tidak mempertimbangkan infrastruktur manusia, maka kebijakan penerapan e-Government tidak dapat dicapai dengan baik. Dalam Infrastruktur manusia harus diperhatikan adalah sikap aparatur dalam penerapan e-Government, dimana aparatur tersebut harus mempunyai pengetahuan dan skill yang memadai, serta membudayakan berbagai informasi yang mendukung penerapan tersebut [13]. Dapat dikatakan sangat penting dalam infrastruktur manusia karena jika manusianya tidak diperhatikan dengan baik maka penerapan e-Government tidak akan berjalan dengan benar.

Infrastruktur Manusia merupakan bagian yang sangat penting untuk diterapkan, karena manusia atau SDM yang ada pada kelompok organisasi sangat berperan untuk kemajuan organisasi tersebut. Pada aspek tersebut jika manusianya tidak diperhatikan dengan baik maka penerapan e-Government tidak akan berjalan dengan benar. Yosefandi (2013) menyatakan bahwa sumber daya manusia merupakan salah satu unsur terpenting dalam suatu organisasi, oleh karena itu perlu dipastikan bahwa pengelolaan sumber daya manusia dilakukan dengan sebaik-baiknya untuk memberikan kontribusi yang terbaik bagi pencapaian tujuan organisasi [14].

Berikut merupakan wawancara yang dilakukan dengan Operator Aplikasi E-Buddy, Bapak. Achmad Tohirin, selaku operator aplikasi E-Buddy Pemerintah Desa Glagaharum, Kecamatan Porong, yang menyatakan bahwa:

“Dalam penerapan aplikasi E-Buddy yang masih ada kendala di aspek manusia, karena pada saat pengoperasian aplikasi E-Buddy masih adanya kendala di dalamnya seperti kurangnya pemahaman seperti cara menulis surat keluar dan untuk disposisi memang selalu dilakukan, tapi karena keterbatasan kemampuan pada aplikasi E-Buddy untuk disposisi dilakukan hanya berdasarkan formalitas saja, dan untuk surat masuk akan selalu saya kirimkan melalui Whatsapp atau saya sampaikan secara langsung kepada Bapak Kepala desa,dan Sekertaris desa lalu karena kurangnya sosialisasi BIMTEK dari pemerintah pusat kepada jajaran pemerintahan desa juga sangat disayangkan, sebenarnya dengan adanya aplikasi E-Buddy sangat membantu dalam pendistribusian Surat dan Pengarsipan atau Pengelolahan Surat Dinas, karena kurangnya sosialisasi yang diberikan membuat saya selaku operator aplikasi E-Buddy Desa Glagaharum harus belajar secara mandiri karena kurangnya sosialisasi yang diberikan” (Hasil Wawancara 15 Juni 2023)

Hal ini diperkuat dengan wawancara lainnya yang dilakukan kepada Bapak Zainul Taufiq selaku Sekrtaris Desa Glagaharum Kecamatan porong, Kabupaten Sidoarjo yang menyatakan bahwa:

“Untuk membuka aplikasi E-Buddy cukup merepotkan dan saya juga kurang menguasai tata cara membuka aplikasi E-Buddy, selain itu karena pada aplikasi E-Buddy tidak ada notifikasi juga sehingga saya yang tidak selalu membuka aplikasi tidak mengetahui apakah ada surat masuk atau tidak, jadi untuk surat selalu diberikan kepada saya dan pak kades berupa file yang dikirimkan melalui Whatsapp oleh operator aplikasi” (Hasil Wawancara 15 Juni 2023)

Berikut merupakan data diri Aparatur desa beserta pelatihan yang pernah diikuti oleh Aparatur pemerintah desa Glagaharum Kecamatan Porong yang berkaitan dengan aplikasi tata surat dinas elektronik (E- Buddy).

Pada Tabel 2 menjelaskan tentang Infrastruktur Manusia, yang terhubung pada aplikasi E-Buddy. Karena dalam penerapannya diperlukan Sumberdaya Manusia yang memadahi agar proses pelaksanaan implementasi e-Government khususnya pada aplikasi E-Buddy berjalan dengan lancar. Infrastruktur manusia yakni Sumber daya merupakan faktor penting dan salah satu alat untuk mencapai sasaran dan tujuan dalam pengimplementasian suatu kebijakan pemerintah [15]. Selain itu, berikut merupakan hasil tangkapan layar percakapan penyampaian surat dinas melalui personal chat yang dilakukan oleh operator aplikasi E-Buddy pemerintah desa Glagaharum dengan kepala Desa Glagaharum, Kec.Porong kabupaten Sidoarjo,

Figure 3.Tangkapan layar Penyampaian Surat Dinas (E-Buddy) kepada Kepala Desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo.

Dalam hal ini sesuai dengan teori menurut Indrajit (2002) menjelaskan bahwa kebijakan penerapan e-Government tidak akan berjalan dengan benar jika infrastruktur manusia tidak diperhatikan. Apabila penerapan e-Government tidak diperhatikan, maka kebijakan menjadi sulit karena penempatan infrastruktur manusia tidak sesuai dengan kemampuan manusia. Dan dengan adanya keterbatasan dalam pengoperasian aplikasi maka dapat dipastikan implementasi atau penerapan aplikasi tidak berjalan secara efektif.

Berdasarkan hasil penelitian dilapangan terdapat persamaan dengan hasil penelitian terdahulu yang dilakukan oleeh Zachiyatul Chiqmah (2019) yang mana pada penelitian terdahulu menyatakan bahwa di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sidoarjo sama-sama kemampuan SDM nya masih kurang dan masih butuh pelatihan khusus, di penelitian terdahulu menyatakan bahwa SDM dari pengguna aplikasi e-kinerja atau pegawai negeri sipil yang masih ada yang belum bisa menggunakan aplikasi tersebut. Hal tersebut serupa dengan yang di alami oleh pemerintah Desa Glagaharum Kecamatan Porong, yang dimana aparatur desa khususnya yang ikut serta dalam penggunaan aplikasi E-Buddy masih belum bisa beradaptasi dengan aplikasi E-Buddy secara optimal.

3. Infrastruktur Teknologi

Infrastruktur teknologi dan e-Government merupakan satu kesatuan yang tidak bisa di pisahkan, keduanya merupakan aspek yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya, maka dari itu Infrastruktur teknologi sangat diperlukan dalam penerapan e-Government [16]. Infrastruktur teknologi meliputi perangkat keras seperti komputer, printer, dan jaringan Wifi yang nantinya akan menjadi alat pendukung utama pada saat menjalankan aplikasi E-Buddy, sebagai penerapan E-Government. Infrastruktur Teknologi merupakan suatu aspek terpenting dalam penerapan E-Government dan yang merupakan alat didalam pelaksanaannya. Infrastruktur Teknologi sendiri terdiri dari banyaknya jumlah komputer yang tersedia, seperti jaringan internet maupun jaringan komputer yang menunjang kemudahan bagi pegawai dalam mengoperasikannya [17]. Pada Pemerintahan desa Glagaharum, ketersediaan infrastruktur teknologi dirasa sudah cukup mumpuni untuk menjalankan aplikasi E-Buddy.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Operator E-Buddy pemerintah Desa Glagaharum terkait dengan infrastruktur teknologi yang ada di Pemerintahan Desa Glagaharum yang dilakukan dengan Bapak. Achmad Tohirin, yang menyatakan bahwa:

“Untuk fasilitas penunjang sudah memadai karena sudah tersedia komputer yang semua pegawai di Pemerintahan desa Glagaharum memiliki satu per satu, kemudian ada juga koneksi internet seperti wifi, dan alat printer. Dengan kelengkapan fasilitas penunjang sudah cukup untuk melakukan aktifitas tata surat dinas elektronik, mungkin untuk beberapa saat terjadi kendala seperti aplikasi yang error atau jaringan wifi yang error, bahkan sesekali karena banyak yang menggunakan listrik jadi daya listrik turun tapi hal itu tidak selalu atau tidak sering terjadi” (Hasil Wawancara 15 Juni 2023)

Kemudian wawncara selanjutnya dilakukan dengan informan yakni Mukhammad Saifulloh S.Si., M.Pd.I sebagai Kepala Desa Glagahrum Kecamatan Porong Kabupaten sidoarjo yang menyatakan bahwa :

“Untuk fasilitas sudah mumpuni untuk menjalanakan aplikasi, mungkin kendala yang tidak selalu terjadi, seperti Listrik yang tiba-tiba padam tapi untuk hal ini tidak selalu terjadi setiap hari. Hal itu terjadi bila menyalakan komputer secara bersamaan, atau ada acara di pendopo balai desa, jadi untuk menyiasati hal tersebut dilakukan dengan mematikan AC atau Menggunakan secara bergantian dengan Aparatur desa lainnya” (Hasil Wawancara 15 Juni 2023)

Dari hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa infrastruktur teknologi dalam penerapan e-Government melalui aplikasi Tata Surat Dinas Elektronik (E-Buddy) Kabupaten Sidoarjo, pada pemerintah desa Glagaharum Kecamatan Porong sudah memadai untuk melakukan aktifitas Tata Kelola surat dinas elektronik. Karena pada dasarnya penggunan aplikasi E-Buddy adalah salah satu cara untuk memepermudah pendistribusian surat Dinas dan tata Kelola surat dinas. Selain itu berikut merupakan tabel

Tabel 3 menjelaskan terkait fasilitas penunjang penerapan e-government melalui aplikasi E-Buddy yang berbasis website di Pemerintah Desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo. Hardware yang tersedia yaitu Komputer Operator aplikasi E-Buddy, Komputer Kepala desa dan Sekertaris desa. Penggunaan hardware yang ada pada masing-masing perangkat desa dirasa cukup untuk melakukan aktifitas tata surat dinas berbasis elektronik pada aplikasi E-Buddy.

Hasil penelitian penulis pada saat dilapangan sama halnya dengan penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Alisa Oki Tiarasani (2021) yang menjelaskan Kondisi infrastruktur teknologi yang ada pada Dinas Komunikasi Informasi kota Samarinda sudah mendukung dan tersedia baik dari perangkat keras (Printer,Komputer, dan sebagainya) dan juga perangkat Lunak (Jaringan,aplikasi, server) yang dapat digunkaan guna mempermudah aktifitas Tata Kelola Surat Dinas. Hal ini sesuai dengan Penelitian sekarang yang mengacu pada teori Indrajit (2002:26) yaitu terbukti telah memadai dan sangat memudahkan dalam melakukan kegiatan Tata Kelola Surat Dinas Kabupaten Sidoarjo (E-Buddy) yang memerlukan dukungan teknologi yang memumpuni, pada Kantor pemerintahan Desa Glagaharum telah tergolong memadai serta pula didukung dengan adanya jaringan wifi yang sangat cepat disetiap sektor yang dapat digunakan dengan optimal juga.

Simpulan

Berdasarkan pemaparan hasil pembahasan di atas tentang Penerapan e-Government melalui Aplikasi Tata Surat Dinas Elektronik (E-Buddy) (Studi Kasus di Desa Glagaharum Kecamatan Porong Kabupaten Sidoarjo) dapat disimpulkan bahwa : 1.) Indikator Infrastruktur Legal dalam penerapan aplikasi E-Buddy sudah sesuai dengan Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 30 Tahun 2020 Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik, dan juga sejalan dengan peraturan Mentri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 6 Tahun 2011 mengenai dasar Panduan tata naskah dinas berbasis elektronik di Lingkungan instansi Pemerintahan. 2.) Infrastruktur Manusia yaitu Perangkat desa yang berperan dalam penggunaan aplikasi E-Buddy, masih belum optimal hal ini dibuktikan dengan tidak adanya surat keluar yang dikirimkan melalui aplikasi, selain itu dalam hal pendisposisian surat belum dimanfaatkan secara optimal, dimana dalam penerusan disposisi surat tetap dilakukan pada aplikasi akan tetapi penyampaian surat masih melalui Personal Chat,dan secara langsung hal ini dikarena keterbatasan kemampuan adaptasi perangkat desa yang berperan dalam aplikasi E-Buddy terhadap aplikasi tersebut. 3.) Infrastruktur Teknologi, pada infrastruktur teknologi pada sarana dan prasarana yang terdapat pada pemerintahan desa Glagaharum Kecamatan Porong, sudah memadai yakni tersedianya komputer beserta printer yang ada di masing-masing perangkat desa khususnya yang berperan dalam penggunaan aplikasi E-Buddy, Selain itu pendukung lainnya yakni Wifi yang stabil juga sudah memadai untuk melakukan proses pendistribusian Surat Dinas dan tata Kelola surat dinas Elektronik Kabupaten Sidoarjo (E-Buddy).

References

1. M. Ikram Pro, "‘ARTIKEL SKRIPSI Diajukan Kepada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Makassar Untuk Memenuhi Persyaratan guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Oleh : TATA USAHA NEGARA MAKASSAR Oleh : Muh . Ikram Pro,’ 2019.," 2019.
2. V. A. Suryansyah, I. Murti, and D. Rahmadanik, "INOVASI PELAYANAN BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH KABUPATEN SIDOARJO DALAM PENGGUNAAN E-BUDDY."
3. U. Arifah, "TRANSFORMASI BIROKRASI MELALUI E-GOVERNMENT," *Jurnal Cakrawala: Studi Manajemen Pendidikan Islam dan Studi*, vol. 4, no. 2, pp. 2020, 2020.
4. V. Wirawan, "Penerapan E-Government dalam Menyongsong Era Revolusi Industri 4.0 Kontemporer di Indonesia," *Jurnal Penegakan Hukum dan Keadilan*, vol. 1, no. 1, pp. 2020, 2020.
5. R. Mutaqinah and T. Hidayatullah, "Implementasi Pembelajaran Daring (Program BDR) Selama Pandemi Covid-19 di Provinsi Jawa Barat."
6. A. Pujilestari and I. R. Maksum, "Penerapan Aplikasi Naskah Dinas Elektronik Pada Biro Kepala Daerah Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta," vol. 15, no. 2, pp. 211–220, 2022.
7. Menteri Huk. Dan Hak Asasi Mns. Republik Indones., "PERPRES Nomor 95 Tahun 2018," 2018.
8. E. Sukmana, "KEBIJAKAN INOVASI PELAYANAN PUBLIK DALAM PEMENUHAN KEBUTUHAN DAN KEPUASAN MASYARAKAT BERBASIS WEBSITEDI ERA PANDEMI DI KABUPATEN SUMEDANG," *JISIPOL Ilmu Pemerintahan Universitas Bale Bandung*, vol. 6, no. 2, pp. 66–98, 2022.
9. Usmaedi, "EDUCATION CURRICULUM FOR SOCIETY 5.0 IN THE NEXT DECADE," *Pendidikan Dasar Setiabudhi*, vol. 4, pp. 2021.
10. K. Ummah and I. U. Choiriyah, "Implementation of E-Government through the Sidoarjo Regency Electronic Office Manuscript Application (E-Buddy) (Case Study in Kajeksan Village Government, Tulangan District, Sidoarjo Regency)," 2024.
11. L. Muliawaty and S. Hendryawan, "PERANAN E-GOVERNMENT DALAM PELAYANAN PUBLIK (STUDI KASUS: MAL PELAYANAN PUBLIK KABUPATEN SUMEDANG)," *Jurnal Ilmu Administrasi*, vol. 11, no. 2, 2020.
12. D. Rahayuning Perwitasari and E. Resmawan, "Penerapan Electronic Government di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Kalimantan Timur," 2020.
13. N. Bianto and I. U. Choiriyah, "Implementation of E-Government Through Dukcapil Via Online (Plavon) Service in Village," *Indonesian Journal of Cultural and Community Development*, vol. 14, 2022.
14. F. O. Wiralestari, "Kapasitas Sumber Daya Manusia dan Proses Pelayanan Publik Terhadap Pemanfatan E-GOVERNMENT," 2020.
15. M. E. S. Mustika, I. U. Choiriyah, and A. R. U.B, "The Implementation of E-government in the Sector Transportation (Studi on Area Traffic Control System Program Resources in Sidoarjo District)," *JKMP (Jurnal Kebijakan dan Manajemen Publik)*, vol. 10, no. 1, pp. 54–63, 2022.
16. N. Rachmatullah, F. Purwani, J. Sistem Informasi, F. Sains dan Teknologi, and U. Raden Fatah Palembang nugrahaa, "Analisis Pentingnya Digitalisasi & Infrastruktur Teknologi Informasi Dalam Institusi Pemerintahan : E-Government", 2024.
17. A. O. Tiarasani, "Penerapan Aplikasi Surat Elektrinik (SULEK) di Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Samarinda," 2021.